Política de Privacidad
Esta Política de Privacidad explica cómo HIROO S.A.S. ("HIROO", "la Compañía", "nosotros") recopila, usa, almacena, comparte y protege los datos personales de quienes visitan nuestro sitio web, contratan o usan nuestra plataforma de screening de candidatos con inteligencia artificial (la "Plataforma" o el "Servicio"), y de los candidatos evaluados a través de ella.
1.Alcance de esta política
Esta política aplica a:
- Visitantes del sitio web hiroo.ai.
- Clientes: empresas y equipos de reclutamiento que contratan HIROO, y las personas que usan la Plataforma en su nombre (reclutadores, administradores de cuenta).
- Candidatos: personas que aplican a una vacante gestionada con HIROO y son evaluadas mediante análisis de CV y/o una llamada de screening con IA.
Si accediste a esta política porque HIROO solicitó permiso para conectarse a tu cuenta de Google (Calendar), consulta especialmente la sección 7. Integración con Google Calendar y Google Meet.
2.Definiciones clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Titular | La persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento (Visitante, Usuario del Cliente o Candidato). |
| Tratamiento | Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. |
| Responsable del Tratamiento | Quien decide para qué se usan los datos. Para los datos de un Candidato, el Responsable es normalmente el Cliente (la empresa que contrata HIROO para reclutar). |
| Encargado del Tratamiento | Quien trata datos por cuenta del Responsable, siguiendo sus instrucciones. HIROO actúa como Encargado respecto de los datos de los Candidatos que procesa en nombre de sus Clientes. |
Ver la sección 14 para el detalle de cómo se distribuye esta responsabilidad en la práctica.
3.Datos que recopilamos
3.1 Visitantes del sitio web
- Datos de navegación y uso (páginas visitadas, tiempo en el sitio, origen del tráfico).
- Información técnica del dispositivo/navegador y dirección IP.
- Datos que envíes voluntariamente a través de formularios (por ejemplo, al solicitar una demo o un código de acceso): nombre, correo, empresa, teléfono.
- Código de acceso ingresado para entrar a la demo interactiva del producto.
3.2 Clientes (equipos de reclutamiento)
- Datos de la cuenta: nombre, correo corporativo, empresa, cargo, credenciales de acceso.
- Datos de las vacantes creadas: título del puesto, departamento, criterios de screening, preguntas configuradas.
- Si conectas tu cuenta de Google: datos de tu calendario necesarios para agendar entrevistas (ver sección 7).
- Datos de facturación, cuando aplique un plan de pago.
- Registros de uso de la Plataforma, con fines de soporte y seguridad.
3.3 Candidatos
- Datos de contacto: nombre, correo electrónico, número de teléfono/WhatsApp.
- Hoja de vida (CV) y la información contenida en ella: experiencia laboral, educación, habilidades y demás datos que decidas incluir.
- Respuestas dadas durante la llamada de screening con el agente de voz de IA, incluyendo grabación de audio y transcripción de la llamada.
- Puntajes, evaluaciones y recomendaciones generadas por HIROO a partir del CV y de la llamada.
- Datos de agendamiento de la siguiente entrevista (fecha, hora, enlace de Google Meet) y mensajes de confirmación enviados por WhatsApp o correo.
4.Para qué usamos los datos
- Prestar el Servicio: analizar CVs, contactar candidatos, realizar la llamada de screening, generar evaluaciones y agendar siguientes pasos.
- Administrar las cuentas de los Clientes y dar soporte técnico.
- Comunicarnos contigo: confirmaciones de entrevista, notificaciones por WhatsApp o correo, respuestas a solicitudes de demo.
- Mejorar la precisión y calidad de nuestros modelos de IA ("Agent Harness") y del Servicio en general.
- Prevenir fraude y abuso, en particular sobre la función de llamadas salientes (ver sección 6).
- Cumplir obligaciones legales, contractuales y de seguridad.
- Con fines de mercadeo del sitio web, solo cuando exista una base legal para ello (por ejemplo, tu solicitud expresa de información).
5.Uso de inteligencia artificial y decisiones automatizadas
HIROO usa inteligencia artificial para analizar hojas de vida, conducir la llamada de screening por voz, y generar un puntaje y una recomendación por cada Candidato. Estos resultados son una herramienta de apoyo a la decisión: la decisión final de avanzar, descartar o contratar a un Candidato es siempre responsabilidad del Cliente, no de HIROO ni de un sistema automatizado actuando en solitario.
6.Grabación de llamadas
Las llamadas de screening realizadas por el agente de voz de HIROO pueden ser grabadas y transcritas con fines de evaluación, control de calidad y mejora del servicio. Al inicio de cada llamada se informa al Candidato que la llamada podrá ser grabada; continuar la llamada implica la aceptación de dicho aviso, sin perjuicio de los demás derechos descritos en esta política.
HIROO monitorea el uso de su sistema de llamadas para prevenir fraude (por ejemplo, el uso indebido de la función para generar tráfico artificial hacia números de tarificación especial), y puede limitar, retrasar o bloquear llamadas hacia ciertos destinos o números como medida de prevención.
7.Integración con Google Calendar y Google Meet
Cuando un Usuario del Cliente conecta su cuenta de Google, HIROO solicita acceso a Google Calendar mediante el flujo oficial de OAuth de Google, exclusivamente para la función de agendamiento de entrevistas. El Candidato no necesita conectar ninguna cuenta de Google: solo recibe la invitación por correo electrónico.
7.1 Qué datos de tu cuenta de Google accedemos
A través de esta integración, HIROO accede únicamente a:
- Tu disponibilidad en Google Calendar (información de horarios libres/ocupados).
- La capacidad de crear y modificar los eventos de calendario que HIROO genera para agendar entrevistas.
- La capacidad de agregar una videollamada de Google Meet a esos eventos e invitar al Candidato correspondiente.
- La dirección de correo de Google asociada a la cuenta que conectas, para identificar de qué cuenta se trata.
HIROO no accede a tu correo de Gmail, tus contactos, tus archivos de Google Drive, ni a ningún otro dato de tu cuenta de Google fuera de Calendar.
7.2 Cómo usamos estos datos
Usamos los datos de tu Google Calendar únicamente para:
- Consultar tu disponibilidad y proponer horarios de entrevista que no choquen con tu agenda.
- Crear el evento de la entrevista y la videollamada de Google Meet correspondiente.
- Enviar la invitación de calendario al Candidato.
No usamos los datos de tu cuenta de Google para publicidad, no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial de propósito general, y no los usamos para ningún fin distinto a los descritos en esta sección.
7.3 Con quién compartimos, transferimos o divulgamos estos datos
- No vendemos ni compartimos los datos de tu Google Calendar con terceros para fines de mercadeo o publicidad.
- Los datos del evento creado (fecha, hora, enlace de Google Meet) se comparten únicamente con el Candidato invitado a esa entrevista, a través de la invitación de calendario y, cuando aplica, la confirmación por correo o WhatsApp descrita en la sección 8.
- Compartimos estos datos con nuestros proveedores de infraestructura en la nube (por ejemplo, Google Cloud/Firebase), que actúan como Encargados del Tratamiento bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad, y únicamente en la medida necesaria para operar el Servicio.
- Podemos divulgar estos datos si la ley lo exige, ante requerimiento de una autoridad competente.
- No transferimos los datos de tu cuenta de Google a ninguna otra aplicación de terceros no mencionada en esta política.
7.4 Cómo protegemos estos datos
- Toda comunicación con las APIs de Google se realiza cifrada en tránsito (HTTPS/TLS).
- Los tokens de acceso OAuth se almacenan cifrados en reposo, con acceso restringido únicamente a los sistemas que los necesitan para operar la integración.
- El acceso humano a estos datos está limitado al personal que lo requiere para operar, dar soporte o cumplir obligaciones legales.
- Nadie fuera de HIROO obtiene acceso directo a tu cuenta de Google: el acceso siempre pasa por el flujo oficial de OAuth de Google, que tú autorizas y puedes revocar en cualquier momento.
7.5 Conservación y eliminación de estos datos
- Conservamos el token de acceso mientras tu cuenta permanezca conectada y exista una relación contractual activa entre HIROO y el Cliente.
- Los datos de los eventos de calendario creados por HIROO se conservan mientras sean necesarios para el proceso de selección correspondiente, conforme a la política general de conservación de la sección 11.
- Puedes eliminar tu autorización y los datos asociados en cualquier momento: (a) revocando el acceso desde myaccount.google.com/permissions, lo que invalida el token de inmediato; y/o (b) solicitando la eliminación a través de los datos de contacto de la sección 19. Ante una solicitud de eliminación, borramos el token y los datos de calendario almacenados asociados a tu cuenta en un plazo máximo de 30 días.
- Revocar el acceso o eliminar estos datos puede desactivar el agendamiento automático de entrevistas.
7.6 Cumplimiento de Uso Limitado (Limited Use) frente a modelos de IA
Los datos de Google Workspace (Google Calendar) obtenidos a través de esta integración no se utilizan, transfieren, venden ni comparten para crear, entrenar o mejorar modelos de inteligencia artificial o de aprendizaje automático —ni fundacionales ni de propósito específico—, ya sea en forma de dato crudo, agregado o derivado. Esta información se usa exclusivamente para la lógica de agendamiento descrita en las secciones 7.1 y 7.2.
"The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements."
8.Integración con WhatsApp
HIROO puede enviar notificaciones y confirmaciones (por ejemplo, la confirmación de una entrevista agendada) a través de WhatsApp, usando el número de teléfono que el Candidato proporcionó durante el proceso. Este envío se realiza a través de la infraestructura de WhatsApp/Meta, sujeta también a las políticas de dicho proveedor.
9.Encargados y terceros
Para operar el Servicio, HIROO comparte datos con proveedores que actúan como Encargados del Tratamiento bajo instrucciones contractuales de confidencialidad y seguridad, entre ellos:
- Proveedores de infraestructura en la nube y hosting (por ejemplo, Google Cloud / Firebase).
- Proveedores de telefonía/voz utilizados para realizar y grabar las llamadas de screening.
- Proveedores de modelos de inteligencia artificial utilizados para el análisis de CV, la conducción de la llamada y la generación de puntajes.
- Google (Calendar/Meet) y WhatsApp/Meta, según lo descrito en las secciones 7 y 8.
- Proveedores de analítica web y de pagos, cuando aplique.
No vendemos datos personales a terceros. Solo compartimos datos con fines distintos a los descritos en esta política si contamos con tu autorización o una base legal que lo permita.
10.Transferencias internacionales
Algunos de nuestros proveedores (por ejemplo, de infraestructura en la nube o de inteligencia artificial) pueden procesar datos fuera de Colombia. En esos casos, HIROO adopta las medidas contractuales y técnicas razonables para que dichos datos reciban un nivel de protección adecuado, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
11.Conservación de los datos
Conservamos los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política, el tiempo que dure la relación contractual con el Cliente, y los plazos adicionales exigidos por obligaciones legales, contables o de defensa ante reclamaciones. Los datos de los Candidatos se conservan según las instrucciones y la política de retención del Cliente correspondiente; transcurrido dicho plazo, se eliminan o anonimizan de forma segura.
12.Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables (cifrado en tránsito, control de acceso, segmentación de credenciales) para proteger los datos personales frente a acceso no autorizado, pérdida o alteración. Ningún sistema es completamente infalible; ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, actuaremos conforme a la ley aplicable, incluyendo la notificación a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda.
13.Tus derechos (Habeas Data)
Como Titular de datos personales tratados conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes de Colombia, tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento (salvo excepciones legales).
- Ser informado sobre el uso que se le ha dado a tus datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo.
- Acceder de forma gratuita a tus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
Para ejercer estos derechos, escríbenos a los datos de contacto de la sección 19. Responderemos las consultas en un plazo máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un plazo máximo de 15 días hábiles, prorrogables conforme a la ley cuando sea necesario.
Si tu proceso de selección fue gestionado por uno de nuestros Clientes, también puedes dirigir tu solicitud directamente a esa empresa, responsable del tratamiento de tus datos como Candidato.
14.Rol de HIROO frente a datos de Candidatos
Respecto de los datos de los Candidatos, HIROO actúa como Encargado del Tratamiento: procesamos esos datos siguiendo las instrucciones del Cliente que contrató la Plataforma para su proceso de selección, quien actúa como Responsable del Tratamiento. Es responsabilidad del Cliente contar con la autorización adecuada de cada Candidato antes de cargar su información a HIROO, incluyendo el consentimiento para la llamada de screening y su grabación cuando la ley lo requiera.
Respecto de los datos de Visitantes del sitio web y de las cuentas de los propios Clientes, HIROO actúa como Responsable del Tratamiento.
16.Menores de edad
El Servicio está dirigido a empresas, equipos de reclutamiento y candidatos en edad legal para trabajar. No dirigimos intencionalmente nuestro sitio web ni la Plataforma a menores de edad ni recopilamos deliberadamente datos de menores.
17.Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el Servicio o en la normativa aplicable. Publicaremos la versión vigente en esta misma página indicando la fecha de "Última actualización". Si los cambios son sustanciales, procuraremos notificarlo por medios razonables a los Clientes.
18.Autoridad de control
La autoridad de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), ante la cual puedes presentar quejas o consultas relacionadas con el tratamiento de tus datos personales, sin perjuicio de contactarnos primero para resolver tu solicitud directamente.
19.Contacto
HIROO S.A.S.
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Privacidad y ejercicio de derechos: admin@usehiroo.co
Asuntos legales: admin@usehiroo.co
Soporte general: admin@usehiroo.co
Este documento es una plantilla informativa y no constituye asesoría legal. Antes de publicarlo, revísalo con un abogado para confirmar la razón social, el domicilio y su adecuación a tu operación real.